Защо ми трябва да си наемам организатор на събития, при положение, че мога да планирам и да организирам всичко сам?
 
Наистина е вярно, че всеки може да организира мероприятието си сам. Всеки може да се поинтересува, да потърси, да се свърже с доставчици и в крайна сметка да осъществи идеите си. И все пак, ето някои от услугите, които професионалният организатор мероприятия ще ви предостави на съвсем разумна цена. Решението е изцяло ваше - да прецените дали времето, енергията, стреса, търсенето, проучването, разпитването на приятели и познати, планирането, организацията и координацията, които трябва да направите, за да осъществите мероприятието си и които Event Makers ще направи вместо вас си струват цената.


Професионалните ни организатори на мероприятия ще ви помогнат за всяка от следните стъпки на планиране и организация:
  • да изясните идеите и концепциите си и ще ви посочат най-добрият начин за тяхната реализация;
  • да наемете най-добрите доставчици на стоки и услуги (например кетъринг, DJ, фотографи, доставчици на алкохолни напитки и вино, и др.), които ще ви дадат най-добрите цени и превъзходно обслужване;
  • ще ви спестят средно 20-60 часа, които вие бихте могли да прекарате като свободно време с вашето семейство и приятели;
  • поговорката “дяволът се крие в детайлите” е много вярна за всяко събитие, независимо от неговия мащаб или цел. Професионалният организатор ще се погрижи всички детайли да са изпипани и готови в точното време, така че вие да сте спокойни и да можете да се насладите на цялостното преживяване от събитието.
  • да лимитирате разходите в рамките на предвидения бюджет, за да си спестите неприятни изненади след края на събитието;
  • ще се погрижи за всички неочаквани неуредици, които се случват дори когато всичко е добре планирано и изрепетирано – защото законите на Мърфи работят!
  • ще ви дадат практически съвети и ще споделят опита си, натрупан при планирането на много събития и работата с различни клиенти и доставчици.

Какви са специфичните неща, за които се грижи професионалният организатор на мероприятия?
 
Професионалният организатор на мероприятия ще ви отдели време, ще изслуша вашите планове и идеи и ще ви помогне да се съсредоточите върху най-важните детайли, като:
  • предложи места и помещения за провеждане на събитието;
  • проведе разговори вместо вас и избере доставчици на стоки и услуги (цветари, декоратори, кетъринг, фотографи, музиканти, DJ, и др.);
  • договори най-добрите цени на база специалните корпоративни отстъпки, които Event Makers ползва от доставчиците за дългосрочното си партньорство и по-големи обеми на поръчки;
  • координира и осигури навременната доставка на стоките и услугите за мероприятието;
  • следи списъка на гостите и броя на участниците;
  • грижи се за регистрацията на гостите;
  • организира отпечатването и разпращането на поканите;
  • приема отговорите на посетителите (RSVPs);
  • след събитието изпрати благодарствени картички от ваше име;
  • препоръча малки благодарствени подаръчета за посетителите на мероприятието;
  • състави графика (сценарий) за провеждането на мероприятието;
  • даде съвети за етикета и протокола на мероприятието;
  • помага при избора на меню и подредбата на масите;
  • организира настаняването и транспортирането на гостите, които идват от други градове/чужденците;
  • грижи се за решаване на всички неочаквани проблеми, възникнали по време на мероприятието;
  • грижи се за координацията в деня на мероприятието и по време на самото събитие;
  • погрижи се за всички други промени или проблеми, които трябва да се решат професионално и своевременно без да засегнат провеждането на събитието.

Моят доставчик (кетъринг, зала, хотел и т.н.) си има координатор на мероприятието, за какво ми е още един?
 
Наистина е вярно, че много хотели, кетъринг компании и доставчици на услуги имат координатори за конкретното мероприятие. Тези хора обаче са специализирани и могат да се справят само с услугите, които те конкретно предоставят (като храна, цветя, украса, оборудване на залата и т.н.). Тяхната роля е да проверят дали всичко е подредено както трябва и навреме, но те няма да останат и да се погрижат за координацията на мероприятието в неговата цялост и комплексност от всички елементи, и няма да ви помогнат с управлението на сценария и решаването на възникналите проблеми.

EventMakers ви предлага комплексна професионална услуга, детайлно познаване на вашите идеи и цялостна концепция за това как трябва да протече събитието. Ние се грижим за координацията на доставчиците на стоки и услуги от първия ден до приключването на самото събитие. Ние гарантираме, че всичко е на мястото си навреме, всеки детайл се проверява многократно, за да сме сигурни, че всичко е перфектно, докато вие се забавлявате на вашето собствено парти или създавате социални контакти с вашите фирмени партньори и клиенти.
 

Колко би струвало едно парти за 30 човека?
 
Много е трудно да се даде цена без да се знаят подробности за мероприятието, което искате да организирате. Цената на всяко събитие зависи от вида му, неговата цел, място на провеждане, време, елементи като украса (цветя, балони, специален дизайн, покривки и салфетки и т.н.), меню и кетъринг оборудване, озвучаване и осветление, допълнителни услуги и др. Затова нашите организатори ще се срещнат с вас и ще обсъдят вашите идеи и визия, ще ви помогнат да вземете решение и ще изготвят най-доброто ценово предложение за вашето мероприятие.